מה יהיה לכם בסיום?
לכל לקוח מאושר: תיקייה אחת ב-Drive, רשימת משימות ב-Checklist ועדכון של שורת הלקוח ב-Intake עם קישור לתיקייה.
מה להכין לפני שמתחילים
- סביבת n8n עם הרשאת ייבוא
- גיליון Intake שבו מישהו מסמן approved=yes ללקוח שנחתם
- תיקיית Drive ראשית ללקוחות
- תבנית משימות קבועה שמתאימה לשירותים שלכם
כלים ועלויות
צריך סביבת n8n וחשבון Google בעל הרשאת עריכה. n8n Cloud עשוי לדרוש תשלום לאחר תקופת הניסיון; באירוח עצמי יש עלות ותפעול שרת. אין שימוש במודל AI ואין עלות לפי הרצה מעבר לסביבת n8n.
מתחילים מדוגמה ברורה
השתמשו בנתוני הדוגמה לפני שמכניסים מידע מהעסק. הקלט והפלט כאן נועדו להמחיש את התרגיל.
הקלט
חמישה לקוחות סינתטיים ב-Intake.csv: שניים מאושרים וחדשים, אחד שכבר קיבל תיקייה, אחד שלא אושר ואחד שהקמתו נעצרה באמצע. Template.csv מכיל חמש משימות, אחת מהן רק לשירות whatsapp-bot.
התוצאה הצפויה
שלב אחר שלב
מכינים גיליון, תיקייה ותהליך
צרו Google Spreadsheet חדש וייבאו את Intake.csv, Checklist.csv ו-Template.csv ללשוניות בשמות Intake, Checklist ו-Template. צרו ב-Drive תיקיית בדיקה ראשית. ב-n8n פתחו תהליך חדש, Import from File ובחרו workflow.json. התהליך מגיע לא פעיל.
מחברים את Google
בכל צומת Google Sheets בחרו Credential to connect with והוסיפו Google Sheets OAuth2. ב-n8n Cloud התחברו לחשבון Google ואשרו גישה. באירוח עצמי הגדירו פרויקט Google Cloud, הפעילו Google Sheets API ו-Google Drive API, צרו OAuth client מסוג Web application והעתיקו אליו בדיוק את OAuth Redirect URL שמציג n8n. הזינו Client ID ו-Client Secret רק במסך Credentials. החליפו REPLACE_WITH_SPREADSHEET_ID במזהה שבכתובת המסמך, בין /d/ ל-/edit. בצומת Create folder החליפו REPLACE_WITH_PARENT_FOLDER_ID במזהה תיקיית הבדיקה הראשית, שמופיע בכתובת אחרי /folders/, ובחרו credential של Google Drive OAuth2 באותו חשבון.
מתאימים את התבנית
Template היא המקום היחיד שבו מגדירים משימות. code הוא מזהה קצר שנכנס ל-task_id, due_days הוא מספר הימים מאישור הלקוח, ו-service ריק פירושו משימה לכל לקוח. role בערך account_owner מקבל את owner מ-Intake; כל ערך אחר, למשל office, נכתב כפי שהוא. שינוי בתבנית חל רק על לקוחות שיוקמו מעכשיו.
מבינים את הגנת הכפילות
Plan onboarding מקים רק לקוח עם approved=yes, בלי folder_id ובלי משימות קיימות. לפני יצירת התיקייה התהליך מסמן setup_status=in_progress, ובסוף כותב folder_id ו-setup_status=done. אם הרצה נעצרת אחרי הסימון, ההרצה הבאה לא תיצור תיקייה שנייה אלא תדלג על הלקוח עם partial_setup_needs_review, ואדם בודק מה כבר נוצר.
מריצים ובודקים
לחצו Execute workflow. בדקו ב-Drive שנוצרו בדיוק שתי תיקיות, ב-Checklist תשע משימות עם task_id ייחודי, וב-Intake ששני הלקוחות קיבלו folder_url ו-done. השוו ל-expected.json. demo-bakery אושר ביום חמישי, ולכן משימת הפתיחה שמועדה יום אחד אחר כך עוברת מיום שישי לראשון.
מוכיחים שהרצה חוזרת בטוחה
הריצו שוב בלי לשנות דבר. Plan onboarding צריך להחזיר אפס פריטים, ואין תיקייה או משימה חדשה. אחר כך, בעותק בדיקה, מחקו folder_id של demo-law והשאירו את משימותיו ב-Checklist: הלקוח צריך להידלג עם partial_setup_needs_review, לא להיווצר מחדש.
מחליטים מתי זה רץ
כשהבדיקות עוברות, החליפו את Manual test ב-Schedule Trigger, למשל כל 15 דקות בשעות העבודה, או הפעילו אותו מהטופס שבו מאשרים לקוח. התהליך אינו שולח דבר ללקוח: הודעת פתיחה היא משימה ברשימה, ואדם שולח אותה.
איך יודעים שזה עבד?
- שתי תיקיות ותשע משימות בהרצה הראשונה, כמו ב-expected.json.
- הרצה שנייה לא יוצרת תיקייה או משימה.
- לקוח עם הקמה חלקית נעצר לבדיקה ולא נוצר פעמיים.
- client_id כפול או לא תקין עוצר את ההרצה לפני כל יצירה.
- שום הודעה לא נשלחת ללקוח.
בדקו את התוצאה עצמה. הודעת הצלחה של הכלי לבדה לא מספיקה.
בדקתם את התוצאה בעצמכם?
אם ביצעתם את התרגיל ועברתם על הבדיקות, אפשר לסמן שהשלמתם. זהו דיווח שלכם, לא אימות נוסף של התוצאה.
כשמשהו לא עובד
ההרצה נעצרת עם Duplicate client_id או Invalid client_id
client_id חייב להיות ייחודי ובאותיות קטנות באנגלית, ספרות ומקפים בלבד. תקנו את Intake. העצירה מכוונת: מזהה כפול הוא בדיוק מה שיוצר תיקיות כפולות.
לקוח מאושר לא הוקם
בדקו ש-approved הוא בדיוק yes, ש-approved_at הוא תאריך תקין, ושאין לו folder_id, setup_status=in_progress או משימות ב-Checklist.
נוצרה תיקייה אבל אין משימות
ההרצה נכשלה אחרי Create folder. הלקוח מסומן in_progress ולא יוקם שוב אוטומטית. מחקו את התיקייה החלקית או כתבו את מזהה התיקייה ב-folder_id, השלימו את המשימות, ורק אז הריצו שוב.
שגיאת הרשאה ב-Drive
החשבון המחובר צריך הרשאת עריכה בתיקייה הראשית. בתיקייה משותפת צריך לבחור את ה-Shared drive הנכון בשדה Drive.
המועדים לא נראים נכון
due_days נספר מ-approved_at בימים קלנדריים, ורק שישי ושבת מוזזים לראשון. חגים לא מוזזים; אם זה חשוב לכם, הוסיפו בדיקה בצומת התכנון.
קחו את זה לעבודה
הערכה כוללת את הקבצים הבאים:
- הקמה, הגנת כפילות ובדיקות
- תהליך n8n: תכנון, תיקייה ורשימת משימות
- לקוחות סינתטיים
- תבנית משימות לדוגמה
- כותרות רשימת המשימות
- תרחיש הבדיקה
- התוכנית והמשימות המצופות
נרשמים לסדרת השיעורים השבועית, מאשרים באימייל ומקבלים גישה לכל ערכות העבודה. ההוראות והטקסטים בעמוד הזה נשארים פתוחים.
איך המדריך נבדק
- מצב הבדיקה
- טיוטה, האימות עדיין לא הושלם
- תאריך הרצה
- טרם תועדה הרצה מלאה
- נבדק על ידי
- טרם נקבע
- בדיקה חוזרת עד
- ייקבע לאחר האימות
שינוי מהותי בכלי עשוי לדרוש בדיקה מוקדמת יותר. שיעור ללא בדיקה בתוקף לא נשלח בסדרה השבועית.