תזכורות, משובים ודוח תפעול אוטומטיים לחברת הדרכות

העסק והתהליך הקודם

חברה ישראלית להדרכות עזרה ראשונה שמנהלת הדרכות, מדריכים, לקוחות ותעודות. גיליון ההדרכות הראשי מונה כ-3,700 שורות, וגיליון התעודות כ-75,000 שורות.

נקודת המוצא

התהליכים רצו קודם ב-20 תרחישי Make. בדיקת שגיאות של 60 יום, כ-4,000 הרצות, מצאה בין השאר תקלה בהפקת תעודות. לא תועד כמה עבודה ידנית נעשתה לפני האוטומציה, ולא נמדד זמן עבודה לפני או אחרי.

מה יושם

העברת התהליכים ל-n8n באמצע יולי 2026, כשגיליונות Google משמשים כמסד הנתונים. ששה תהליכי שליחה מתוזמנים: תזכורות הדרכה (שני מועדים), בקשת משוב בוואטסאפ, בקשת משוב במייל, הפקת תעודות, תזכורות חידוש ותזכורת שבועית למנהלת התפעול. הודעות וואטסאפ יוצאות בתבניות מאושרות דרך הממשק הרשמי.

שער שבת וחג: תהליך משותף מחשב את הלוח העברי בלי שירות חיצוני, ונבדק מול לוח שנה חיצוני על 56 מועדים בשנים 2026 עד 2032. הוא חוסם שבתות, 8 ימי חג וערבי חג מ-16:00. כל תהליך משלים בעצמו את מה שנדחה. תשובות לפניות וטופס הנוכחות אינם חסומים, בכוונה.

דוח יומי במייל שמפרט גם תזכורות שנדחו בגלל השער, ודוח בקבוצת וואטסאפ. הודעות שלא נמסרו מסווגות לשני סוגים: מספר שגוי או לא בוואטסאפ, מול תקלה בצד המערכת.

מה ידוע על התוצאות

מה שנמדד:

לפני תיקון בספטמבר, בקשות משוב נשלחו גם להדרכות שבוטלו או נדחו: 92 מתוך 692 שליחות וואטסאפ ו-49 מתוך 330 שליחות מייל. הבעיה אותרה בבדיקה ותוקנה.

בדיקת כתובות מייל על 3,738 שורות: 2,785 כתובות תקינות, ו-36 כתובות תוקנו מסימני פיסוק מיותרים.

באירוע בספטמבר נשלחו 166 הודעות מהקו הרשמי בלי אף כשל.

לא נמדדו שעות עבודה שנחסכו, שיעורי תגובה למשובים או שינוי בשיעור ההודעות שנמסרו.

מגבלות

ניסיון המעבר הראשון עצר את כל השליחות בשקט לכשבוע, עד שהמעבר השני הצליח. מספר שגוי או שאינו בוואטסאפ מחייב שליחה חוזרת ידנית אחרי תיקון. שורות כפולות בגיליון עלולות לשלוח פעמיים באותה ריצה, והנושא עדיין פתוח. לחלק מהתעודות אין טלפון תקין בגיליון. תזכורת שנדחתה והדרכה שלה חלה ביום החסום נשארת ממתינה. השער מבוסס על לוח החגים בישראל בלבד. שליחות ידניות מרוכזות מטלפון של עובד נחסמות על ידי וואטסאפ, ולזה אין פתרון בתשתית. תהליך הנוכחות עדיין רץ ב-Make.

תחזוקה ומה עדיין דורש אדם

המערכת רצה מדי יום, עם בדיקות ניטור על שרת נפרד ותיקונים שוטפים. צוות התפעול מתקן נתונים בגיליון, מטפל בהודעות שלא נמסרו ומחליט על חריגים.

על הפרסום

הסיפור מתפרסם בעילום שם מלא: העסק מתואר לפי תחום וגודל בלבד, בלי שם, לוגו, אנשי קשר, כתובות, מחירים או מזהי מערכות. כל הנתונים לקוחים מתיעוד הפרויקט אצל הספק; מה שלא נמדד מסומן כך.

הפרויקט בוצע בידי Tiger Media. התיעוד המלא (הגדרות, בדיקות ויומני הפעלה) נשמר אצל הספק ואינו מפורסם כדי להגן על פרטיות הלקוח.