סיכום יומי של הפניות לצוות
מרכזים כמה פניות חדשות, באיחור וללא אחראי ממתינות ברשימה.
כל המתכונים · מערכת אוטומציה · עודכן
- קריאת Leads
- ספירת מצב נוכחי
- סיכום ב־Summaries
למי זה יעזור?
קשה להבין מה מחכה לטיפול בלי לעבור שורה־שורה. התהליך מתאים לצוות קטן שמתחיל עם Google Sheets כרשימת פניות. זהו מבנה התחלתי, ולא מערכת CRM מלאה.
מה להכין לפני שמתחילים
- סביבת n8n וחשבון Google עם הרשאת עריכה לגיליון בדיקה ייעודי.
- שלוש לשוניות בשם Leads, Tasks ו־Summaries. ייבאו לכל אחת את קובץ הדוגמה המתאים, ושמרו על שמות הכותרות באנגלית.
- נתוני הדוגמה בדיוניים. מחקו את שורות הדוגמה לפני חיבור למקור אמיתי.
כך מפעילים את המתכון
- הורידו את התהליך וייבאו דרך Import from File ב־n8n. הוא מיובא כלא פעיל וללא פרטי התחברות.
- בצמתים Read leads ו־Save result בחרו חשבון Google Sheets והחליפו את REPLACE_WITH_SPREADSHEET_ID במזהה הגיליון שלכם. ודאו שהלשוניות והעמודות נטענו.
- ב־Save result בחרו Append or Update Row והתאמה לפי summary_id. היעד הוא Summaries. השתמשו ב־RAW כדי שהטקסט יישמר כטקסט ולא כנוסחה.
- הסיכום מציג מצב נוכחי, לא את מספר הפניות שנוצרו היום. רשומה אחת לכל תאריך בישראל מתעדכנת בהרצה חוזרת. קראו את Summaries בישיבת הצוות.
- הריצו דרך Manual test וקראו את התוצאה בלשונית היעד עצמה. הריצו שוב ובדקו שלא נוצרה רשומה כפולה.
- לאחר הבדיקה אפשר להחליף את Manual test ב־Schedule Trigger. למעקב הגדירו פעם ביום; לסיכום הגדירו שעה מתאימה לצוות באזור הזמן Asia/Jerusalem.
בדיקות לפני שימוש שוטף
- פנייה תקינה נשמרת ביעד עם המזהה והמידע הצפויים.
- הרצה חוזרת עם אותו מזהה אינה מוסיפה שורה. פנייה אחרת עם אותו אימייל יכולה להיות אירוע חדש.
- שדות חובה חסרים בקליטה עוצרים את ההרצה; מועד חסר או לא תקין אינו יוצר משימת מעקב.
- נתקו הרשאה בגיליון הבדיקה: ההרצה צריכה להיכשל בגלוי. החזירו הרשאה והריצו מחדש את אותו אירוע.
- בדקו accepted ו־rejected: לא נוצרות משימות חדשות להצעה סגורה. משימות ישנות נשארות לבדיקה וסגירה ידנית.
מגבלות, תחזוקה ועלויות
Google Sheets אינו מבטיח נעילה בין הרצות. הפעילו הרצות בזו אחר זו בלבד, בלי כותבים מקבילים לאותו גיליון. בהיקף גבוה או כשנדרשת הבטחת ייחודיות, עברו למסד נתונים עם מפתח ייחודי.
המתכון קורא את רשימת הפניות בכל הרצה. הוא מתאים לרשימה קטנה; נפח גדול יגדיל זמן ריצה ושימוש ב־API. העלות תלויה במסלול n8n או בעלות האירוח, בתדירות ההרצה ובעבודת התחזוקה. אין כאן שירות משלוח הודעות בתשלום.
משימות נוצרות בגיליון בלבד. קבעו מי קורא את Tasks ו־Summaries מדי יום. בדקו תקלות ברשימת Executions, וטפלו בהרשאות שפגו. אל תפעילו מעקב לקוחות אוטומטי בלי לבדוק תחילה מצב עדכני.
קובץ וסטטוס בדיקה
נבדק ב־n8n 2.38.7 מול Google Sheets, כולל קריאת התוצאה מהגיליון.
הורידו את התהליך ל־n8n